Quesques conseils pour bien organiser un événement sportif


Evenements, Sur roues / lundi, mars 12th, 2018

Vous êtes à la tête d’une association sportive, d’une entreprise spécialisée dans le sport comme le skateboard, ou tout simplement passionné et vous avez un projet d’évènement que vous aimeriez organiser ? Si vous êtes un peu perdu, que vous ne savez pas comment vous y prendre et que vous n’osez pas démarcher de sponsors, vous trouverez toutes les informations nécessaires dans ce dossier.

Pourquoi organiser un événement sportif ?

Les impacts d’un événement sportif sont nombreux et doivent s’envisager à différentes échelles. Évidemment, il y a certaines conséquences négatives à l’échelle de la commune, comme les difficultés de circulation où la gêne que cela peut entraîner pour les habitants. Cependant, les retombées d’un événement sportif sont majoritairement positives.

Prenons l’exemple de l’organisation d’une compétition de skateboard. Certains pourraient argumenter qu’elle nécessiterait l’installation d’un skatepark, coûteux pour la ville, et ils auraient raison. Cependant, l’organisation d’un tel événement amènera des centaines de personnes à venir y assister et dynamisera fortement le territoire.

Ensuite, si l’évènement rencontre du succès, sa répétition annuelle animera le territoire et participera à sa renommée à travers le pays. De ce simple succès découlent alors un développement positif de l’activité locale, une contribution conséquente à l’emploi et surtout, une meilleure visibilité pour l’activité présentée, ici le skateboard, et donc tous les acteurs de cette activité (associations sportives, magasins d’équipement etc).

Définissez votre projet et montez un dossier

Avoir l’idée d’organiser une compétition ou un événement autour du skateboard, c’est la partie la plus simple du processus. Vous devez ensuite très vite définir votre projet et ce qui va le différencier. Par exemple, il existe de nombreuses compétitions de skateboard, alors il est inutile d’en créer une dans une ville où il y en a déjà une et il ne sera pas très intéressant de copier votre organisation sur une compétition déjà existante.

Prenez le temps d’étudier vos envies et vos moyens. Si vous êtes basé dans une région où le skateboard est peu connu et peu représenté, vous pouvez profiter de cette occasion pour faire découvrir ce sport, notamment en proposant de nombreuses activités pour les débutants autour de la compétition. Ainsi, vous ferez de nouveaux adeptes et vous participerez au développement de la passion du skateboard dans votre ville. Vous pourrez même entraîner la construction d’un skatepark.

En revanche, si le skate est une activité répandue dans votre ville et qu’elle dispose de plusieurs skateparks et de nombreux amateurs, il va falloir faire l’effort de proposer un événement ou une compétition qui sorte suffisamment de l’ordinaire pour intéresser tout le monde et pas seulement les novices.

Comment chercher des entreprises sponsors pour votre association ?

Ce n’est qu’après avoir pris le temps de définir le plus précisément votre projet que vous allez pouvoir commencer à chercher des sponsors et des contrats de sponsoring. Si votre projet n’est pas assez bien défini et votre dossier mal rédigé, il sera difficile de démarcher et de convaincre des entreprises de vous signer des contrats de sponsoring.

Rédigez votre dossier de façon claire pour que le concept de l’évènement et le public visé soient faciles à identifier. L’objectif est d’exposer simplement à l’entreprise que vous démarchez l’intérêt qu’elle a à apparaître aux côtés de votre événement. Elle ne vous signera pas de contrat par charité mais parce qu’elle sait qu’il y aura des retombées économiques intéressantes pour elle. Il est également important de savoir que la contribution d’un sponsor peut être financière et/ou matérielle. À vous de négocier ce qui vous arrange le plus.

Peu importe l’ampleur de votre événement, n’hésitez pas à démarcher les entreprises et les commerçants locaux. Même si leur participation sera souvent moins importante, ils seront des sponsors plus faciles à obtenir et aideront votre manifestation à s’inscrire dans le paysage local. Enfin, n’hésitez pas non plus à contacter de très grandes entreprises d’équipementiers ou de fabricants de planches de skateboard. Outre leur aide financière, leur présence sur tous les éléments de communication de votre événement vous fera gagner en crédibilité.

Quelles sont les démarches administratives ?

Les démarches administratives pour l’organisation d’un événement sportif sont importantes et incontournables. Tout d’abord, et comme pour chaque événement accueillant du public, vous devrez obtenir une autorisation préfectorale. Ensuite, si vous comptez utiliser des locaux appartenant à la ville, vous devrez obtenir l’autorisation de la mairie.

Par ailleurs, n’oubliez pas également de contracter une assurance pour être sûr d’être couvert pour tous les risques liés à une telle manifestation. Si votre association ou votre entreprise est déjà couverte pour les activités sportives qu’elle propose, pensez à vous assurer qu’elle l’est aussi pour l’organisation d’une compétition ou d’un événement de ce genre.

Enfin, sachez que pour vendre des boissons (alcoolisées ou non) et diffuser de la musique, vous aurez besoin d’autorisations spéciales. Pour les boissons, vous devez en faire la demande à la mairie, alors que pour la musique vous devrez payer un forfait à la SACEM, directement sur le site internet dédié.

Organiser l’événement

Un événement sportif nécessite une organisation conséquente, déjà pour réunir toutes les exigences que nous venons d’aborder, mais aussi pour l’organisation en elle-même. Entourez-vous donc de personnes de confiance avec qui vous pourrez travailler efficacement et à qui vous pourrez facilement déléguer des tâches importantes.

Quand votre équipe est constituée, divisez-la en groupes, souvent appelés commissions, et donnez à chaque commission un objectif précis. Formez, par exemple, une commission sponsor, une commission communication, une commission administration etc. Vous pouvez même, si vous êtes suffisamment nombreux, organiser une commission par activités proposées. Ainsi, un groupe se concentrera exclusivement sur l’organisation d’un atelier de personnalisation et de fabrication de planches de skateboard par exemple.

Le plus important, c’est que vous restiez suffisamment disponible pour piloter chaque commission dans la direction que vous avez choisie pour votre événement. Si vous êtes trop occupé par un détail précis, vous risquez de perdre de vue le cap que vous vous étiez fixé et vous ne pourrez pas atteindre vos objectifs.

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